SP Proszowice

Zapytanie ofertowe

Nazwa zamówienia: Usługa wykonywania zadań Inspektora Ochrony Danych

Zamawiający: Powiat Proszowicki - Starostwo Powiatowe w Proszowicach, ul. 3 Maja 72, 32-100 Proszowice

tel. (12) 386 18 46, (12) 386-10-63, 912) 386-13-05, fax (12) 386 29 33;

NIP: 6821436782

REGON: 351554494

adres stron internetowych: http://www.proszowice.upow.gov.pl

http://www.bip.malopolska.pl/spproszowice

I. ZAMAWIAJĄCY:

Powiat Proszowicki - Starostwo Powiatowe w Proszowicach, ul. 3 Maja 72, 32-100 Proszowice

tel. (12) 386 18 46, (12) 386-10-63, 912) 386-13-05, fax (12) 386 29 33;

NIP: 6821436782

REGON: 351554494

adres stron internetowych: http://www.proszowice.upow.gov.pl

http://www.bip.malopolska.pl/spproszowice

Niniejsze postępowanie prowadzone jest bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Z 2019 r., poz. 1843 z późn.zm.) na podstawie art. 4 pkt 8 cytowanej ustawy.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest zlecenie usługi w zakresie kompleksowego przejęcia funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD). Zakres usługi powinien obejmować stałą obsługę i monitoring procesów przetwarzania danych, w tym m.in.:

1. formalne przejęcie funkcji Inspektora Ochrony Danych,
2. przeprowadzanie cyklicznych i doraźnych audytów systemu ochrony danych osobowych,
3. nadzór nad opracowaniem i aktualizacją polityk i procedur z obszaru ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa informacji oraz bezpieczeństwa IT,
4. wsparcie w prowadzeniu rejestru czynności przetwarzania (przygotowanie i cykliczna weryfikacja),
5. obsługę incydentów ochrony danych osobowych,
6. doradztwo w zakresie przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych,
7. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz dla osób, których dane dotyczą,
8. wsparcie w przeprowadzaniu szkoleń z obszaru ochrony danych osobowych dla obecnych i nowo zatrudnionych pracowników
9. bieżące wsparcie pracowników w zakresie przetwarzania danych osobowych - konsultacje z pracownikami w zakresie ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa informacji oraz bezpieczeństwa IT, w szczególności współpraca z osobami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo informacji, środowisko teleinformatyczne oraz z właścicielami procesów, biorących udział w przetwarzaniu danych osobowych.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

Wybór Wykonawcy dokonany zostanie na podstawie złożonych ofert cenowych.

Za ofertę najkorzystniejszą uznana będzie oferta, która spełnia wymagania określone przez Zamawiającego oraz przedstawia najniższą cenę.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania jeżeli oferta najkorzystniejsza przekroczy kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin wykonania 12 miesięcy.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

1. O udzielenie zamówienia mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają warunki, tj.:

1) nie podlegają wykluczeniu

2) spełniają warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:

a) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów

Zamawiający nie ustala szczegółowy warunek udziału w Postępowaniu.

b) sytuacji ekonomicznej lub finansowej

Zamawiający nie ustala szczegółowy warunek udziału w Postępowaniu.

c) zdolności technicznej lub zawodowej

Zamawiający ustala szczegółowy warunek udziału w Postępowaniu. Wykonawca musi oświadczyć, że posiada doświadczenie w realizacji zadań IOD dla co najmniej 3 firm/instytucji oraz posiada wiedzę fachową na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych. W tym celu do oferty należy dołączyć oświadczenie ze wskazaniem nazwy co najmniej 3 firm/instytucji. Wykonawca musi pełnić obowiązki Inspektora Ochrony Danych Osobowych osobiście. Wykonawca musi posiadać wykształcenie wyższe oraz kierunkowe w zakresie ochrony danych osobowych.

V. WARUNKI WYKLUCZENIA

Wykonawca nie może być w żaden sposób powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo.

Przez powiązanie osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązanie między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi czynności związane z wyborem wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

• uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
• posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
• pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób.

Powiązanie takie stanowi o wykluczeniu Wykonawcy z postępowania.

VI. ODRZUCENIE OFERTY

Odrzuceniu podlegają oferty:

• których treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
• złożone przez oferenta niespełniającego warunków, określonych w zapytaniu ofertowym.
• złożone oferty poprzez wykluczenie wykonawcy z postępowania.

VII. WYKAZ DOKUMENTÓW JAKIE MAJĄ PRZEDŁOŻYĆ WYKONAWCY:

Wykonawca winien złożyć wraz z ofertą:

1. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.
2. Oświadczenie, że posiada doświadczenie w realizacji zadań IOD dla co najmniej 3 firm/instytucji oraz posiada wiedzę fachową na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych. W tym celu do oferty należy dołączyć oświadczenie ze wskazaniem nazwy co najmniej 3 firm/instytucji. Wykonawca musi pełnić obowiązki Inspektora Ochrony Danych Osobowych osobiście. Wykonawca musi posiadać wykształcenie wyższe oraz kierunkowe w zakresie ochrony danych osobowych.
3. Formularz ofertowy.
4. Dokumenty potwierdzające uprawnienia IOD.

Dokumenty sporządzone przez Wykonawcę powinny być własnoręcznie podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, zgodnie z zasadami rejestracji Wykonawcy czytelny podpis wskazujący imię i nazwisko podpisującego, a jeżeli identyfikacji można dokonać w inny sposób (czytelnie napisane jest imię i nazwisko np. pieczęć imienna) - dopuszczalna jest forma skrócona.

Dokumenty mogą być złożone w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub przez osoby upoważnione do poświadczenia zgodności z oryginałem kserokopii dokumentów.

VIII. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI, OSOBA UPRAWNIONA DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI

Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie lub faksem.

Do porozumiewania się z Wykonawcami uprawniona jest Justyna Starek tel. 660283536 w dniach od poniedziałku do piątku w godz. 7.00 – 15.00.

IX. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

Cena oferty uwzględnia wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT.

Cena może być tylko jedna za oferowany przedmiot zamówienia, nie dopuszcza się wariantowości cen.

Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia należy przedstawić w „Formularzu ofertowym" stanowiącym załącznik do niniejszego Zaproszenia.

Wszystkie ceny i kwoty powinny być podane z dokładnością do jednego grosza.

X. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, napisana pismem maszynowym, komputerowym lub nieścieralnym atramentem, własnoręcznie podpisana (czytelny podpis lub podpis i czytelnie napisane imię i nazwisko, np. pieczęć imienna) przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, zgodnie z zasadami reprezentacji Wykonawcy.
2. Dla sporządzenia oferty należy wykorzystać formularz „Oferta”.
3. Jeżeli oferta będzie podpisana przez pełnomocników, Wykonawca powinien dołączyć do oferty pełnomocnictwo, z treści którego wynika umocowanie do podpisania oferty przez pełnomocników.
4. Wszelkie poprawki powinny być dokonane czytelnie i zaparafowane przez osoby podpisujące ofertę.
5. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Oferta nie może zawierać rozwiązań wariantowych, w szczególności więcej niż jednej ceny.
6. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę.

XI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT

Ofertę należy złożyć:

• w siedzibie Powiatu Proszowickiego w sekretariacie 2 piętro w terminie do dnia 30.12.2019r. do godz. 13:00, co oznacza, że z upływem powyższego terminu oferta powinna fizycznie znaleźć się u Zamawiającego
• oznaczenie opakowania: Powiat Proszowicki, usługa IODg- OFERTA, Nie otwierać przed dniem 30.12.2019 r. godz. 13:15 oraz opatrzone nazwą i adresem Wykonawcy.

Lub

Mailem: jstarek@kancelaria-zp.eu z oznaczeniem w tytule powyżej.

XII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Wykonawca pozostanie związany złożoną ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem ostatecznego terminu składania ofert.

XIII. KRYTERIUM OCENY OFERT, SPOSÓB OCENY OFERT

Jedynym kryterium oceny ofert (o znaczeniu równym 100%) jest cena, tj. cena oferty (brutto).

Oferta z najniższą ceną zostanie wybrana jako najkorzystniejsza.

XIV. FORMALNOŚCI, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY

1. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty.
2. Wykonawcę, którego oferta została wybrana, Zamawiający zawiadomi o miejscu i terminie zawarcia umowy.
3. Przed zawarciem umowy Wykonawca, którego oferta została wybrana, będzie zobowiązany przekazać informacje niezbędne do przygotowania umowy, zgodnie ze wzorem umowy.

XV. WZÓR UMOWY

1. Umowa zostanie omówiona z wybranym Wykonawcą.
2. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty.
3. Wykonawcę, którego oferta została wybrana, Zamawiający zawiadomi o miejscu i terminie zawarcia umowy.
4. Przed zawarciem umowy Wykonawca, którego oferta została wybrana, będzie zobowiązany przekazać informacje niezbędne do przygotowania umowy, zgodnie ze wzorem umowy.
5. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starostwo Powiatowe w Proszowicach ul. 3 Maja 72, 32-100 Proszowice.
• inspektorem ochrony danych osobowych Starostwo Powiatowe w Proszowicach ul. 3 Maja 72, 32-100 Proszowice. Jest Pan Konrad Jankoś.
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego wyposażenia serwerowni;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.