Do zakresu działania Wydziału należy w szczególności:
W zakresie obsługi Zarządu i Starosty:
- nadzór nad obsługą organizacyjną i protokolarną posiedzeń Zarządu;
- koordynacja prac związanych z realizacją aktów prawnych Zarządu;
- nadzór nad prowadzeniem rejestru uchwał Zarządu;
- prowadzenie rejestrów zarządzeń Starosty, udzielonych upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych i załatwiania spraw;
- zbieranie i opracowywanie materiałów dla potrzeb Zarządu i Starosty;
- prowadzenie dokumentacji związanej z korespondencją Starosty i Zarządu z Radą w zakresie opiniowania projektów uchwał Rady przygotowanych przez Zarząd, ustalania treści odpowiedzi na wnioski komisji Rady, interpelacje i zapytania kierowane do Zarządu i innych spraw związanych ze współpracą między Zarządem i Radą;
- opracowanie sprawozdań z działalności Zarządu w tym z wykonania uchwał podjętych przez Radę;
- prowadzenie rejestru statutów i regulaminów jednostek organizacyjnych Powiatu;
- prowadzenie centralnego rejestru umów i porozumień zawieranych przez Powiat i Starostwo z wyłączeniem umów ze stosunku pracy;
- przygotowywanie spotkań z udziałem Starosty i Zarządu Powiatu, organizowanie wizyt osobistości życia publicznego wraz z obsługą protokolarną tych wizyt;
- bieżące analizowanie informacji, publikacji prasowych związanych z pracą samorządu powiatowego;
- przygotowywanie i opracowywanie w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami materiałów informacyjnych dla Starosty, Wicestarosty i Członków Zarządu;
- prowadzenie sekretariatu Starosty, Wicestarosty i Członków Zarządu;
- przyjmowanie zgłoszeń do rejestru korzyści;
- wykonywanie zadań związanych z wyborami.
W zakresie organizacji i funkcjonowania Starostwa:
- opracowanie projektu regulaminu organizacyjnego Starostwa i jego nowelizacji;
- opracowywanie innych aktów prawnych niezbędnych do funkcjonowania Starostwa;
- opiniowanie aktów prawnych dotyczących struktury komórek organizacyjnych Starostwa; powiatowych jednostek organizacyjnych lub zmian mających wpływ na organizację i funkcjonowanie Starostwa;
- zapewnienie obsługi prawnej Starostwa;
- inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa;
- wdrażanie i nadzorowanie przestrzegania jednolitego rzeczowego wykazu akt;
- prowadzenie książki druków ścisłego zarachowania;
- obsługa apteczki pierwszej pomocy oraz udzielanie pierwszej pomocy.
W zakresie skarg, wniosków i petycji:
- prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji kierowanych do Starosty i Zarządu;
- monitorowanie terminowego rozpatrywania przez właściwe komórki organizacyjne skarg, wniosków i petycji;
- prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej skarg, wniosków i petycji.
W zakresie obsługi interesantów:
- prowadzenie biura obsługi interesantów;
- prowadzenie obsługi kancelaryjnej Starostwa;
- koordynacja realizacji zadań z zakresu nieodpłatnej pomocy prawnej, edukacji prawnej i poradnictwa obywatelskiego.
Prowadzenie archiwum zakładowego Starostwa i współpraca z archiwum państwowym.
W zakresie spraw administracyjno-gospodarczych:
- administrowanie pomieszczeniami Starostwa;
- wykonywanie działań związanych z obsługą i funkcjonowaniem Starostwa;
- utrzymanie czystości, zaopatrzenia w sprzęt i materiały biurowe;
- prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych;
- gospodarowanie taborem samochodowym.
W zakresie obsługi informatycznej:
- planowanie rozwoju informatyzacji Starostwa;
- administrowanie i zarządzanie systemami informatycznymi używanymi w Starostwie;
- administrowanie i zarządzanie infrastrukturą teleinformatyczną;
- realizacja i nadzór nad zakupem sprzętu informatycznego i oprogramowania;
- zapewnienie ochrony systemów informatycznych i sieci teleinformatycznej.
W zakresie ochrony danych osobowych:
- współpraca z Inspektorem Ochrony Danych (dalej: IOD) sprawującym swoją funkcję w ramach umowy cywilnoprawnej;
- prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych;
- zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych w systemach informatycznych;
- współpraca z IOD przy opracowaniu i aktualizacji dokumentacji w zakresie danych osobowych;
- sprawowanie funkcji administratora systemów informatycznych.
W zakresie dostępu do informacji publicznej:
- administrowanie urzędowym publikatorem teleinformatycznym - Biuletynem Informacji Publicznej (dalej: BIP);
- zasady opracowywania i przekazywania informacji podlegających publikacji w BIP określa Starosta w zarządzeniu.
W zakresie kontroli:
- prowadzenie książki kontroli;
- współpraca z zewnętrznymi instytucjami kontrolnymi;
- współpraca z pracownikami merytorycznymi Starostwa w zakresie będącym przedmiotem kontroli;
- opracowywanie planów kontroli i sprawozdań z ich realizacji;
- kontrola realizacji wniosków pokontrolnych;
- przekazywanie Zarządowi protokołów z przeprowadzonych kontroli;
- wdrożenie i funkcjonowanie kontroli zarządczej w Powiecie Proszowickim na polecenie Zarządu Powiatu.
Zapewnienie przestrzegania w Starostwie przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej.
